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        主流圖紙文檔管理系統的區別

        來源: 時間:2020-09-21 23:30:52 瀏覽次數:

        在日常的工作中,經常有人會咨詢我,他們的企業想采購圖文檔管理系統,通過網絡搜索相關產品發現,有各種產品,不知道選擇哪一種比較適合他們的企業。的確冠以文檔管理軟件、OA、圖文檔管理軟件的廠商貌似很多,有人報價一套幾千塊,或者幾百元一個站點,也有人報價幾千元一個站點,而有些系統甚至整體下來要幾十萬、上百萬一個項目。為何差別這么大,他們無從下手了,迷茫彷徨了。
        在日常的工作中,經常有人會咨詢我,他們的企業想采購圖文檔管理系統,通過網絡搜索相關產品發現,有各種產品,不知道選擇哪一種比較適合他們的企業。
        的確冠以文檔管理軟件、OA、圖文檔管理軟件的廠商貌似很多,有人報價一套幾千塊,或者幾百元一個站點,也有人報價幾千元一個站點,而有些系統甚至整體下來要幾十萬、上百萬一個項目。為何差別這么大,他們無從下手了,迷茫彷徨了。
         
               我們做項目做系統,評價系統有一個核心的原則是,價格成本考慮固然重要,但產品的品質、性能和適合度更是企業選擇產品的關鍵所在,沒有人想花了錢買到的是不合適不好用的產品。企業投入就是要看到效益回報,軟件系統的選擇應該考慮企業的當前情況,所需解決的核心問題來考慮,同時也要顧及系統的未來規劃情況,也就是我們說的系統可延展性同時也是選型的考慮關鍵點。
         
              圖紙文檔管理軟件種類繁多,但是萬變不離其宗,圖紙文檔軟件主要來自兩個體系。
             
              一個是來自于中國特有的OA管理體系,行業中比較常聽到的稱謂通常也叫知識管理軟件或內容管理軟件,主要應用于office辦公團隊,一般可歸納為屬于ECM系統(企業內容管理),代表品牌有上海易*、北京德*、上海開*、北京多*等。
             
             一個來自工業級別的,廣泛應用于制造業、機械裝備、電子電氣、汽車汽配、建筑勘探、設計院校等嚴謹、細致應用環境中的PDMPLM軟件體系,屬于PLM的簡化版本,平時一般叫產品數據管理系統、產品生命周期管理系統,個別有創新精神的廠商還會持續鉆研企業級的、集團級的文檔管理體系、圖紙管理體系中的文檔應用模式,代表品牌為廣州三品EDM、蘇州浩*、深圳緯*、北京CA**等。
         
              兩個系統初看好像很多功能都類似的??打個比喻就好像柿子和番茄的區別,外表都很像!管理對象也很接近,面對各類文件,包括文檔、圖片等各類企業內容資料。功能口頭上的扼要描述都很接近,無非是文件分類、權限分配、文件版本等。正是因為這種類似,導致很多企業負責人選型時無法弄清楚他們的區別。
         
              但兩大系統卻是針對完全不同的企業職能部門和實現不同的管理戰略目標去設計的。ECM系統主要應用于辦公團隊的資料管理,而EDM系統主要應用于企業研發部門、技術管理部門、以及以此為核心打通全企業相關職能部門的關聯應用。兩個系統沒有誰強誰弱,完全是適合不同的職能應用和實現不同的管理戰略目標而去設計的,我通過下面篇幅細細講述兩者之間的差別。
         
        1、生命周期概念的差別
              ECM 系統,一般沒有文檔生命周期的概念,辦公團隊只要實現文檔集中存儲和協同共享就基本可以了。而EDM系統因為源自PLM系統,所以比較強調圖紙和技術文檔在生命周期管理上的細致、嚴謹性,從圖紙新建、修改、變更、廢止都要完整保存軌跡。原則上圖紙最終不是被刪除的,而是被廢止了,廢止的圖紙不做生產,但是仍然要保留,以備日后查詢。
         EDM系統往往將文件分成工作區和歸檔區,工作區的文件指文件正在設計,未定稿,所以不能作為生產的依據。如果生產部門拿工作區的文件作為生產依據,后果則要自己承擔。只有歸檔區的文件,是生產的圖紙依據。而ECM系統則沒有如此嚴格的界限,大部分文檔不做歸檔,更不能應用于生產,辦公文件一般實時在用,極少數文件歸檔是為了防止修改。
         EDM系統還有變更管理的能力,受控的圖紙、文件要啟動變更管理業務流程,進行影響的評估,變更后的圖紙和技術文檔要重新發布,并回收舊的圖紙和技術文檔。
         
        2、管理對象不同,導致不同的技術要求
              ECM 系統和EDM系統都是管理企業內部資料,但細究下去,ECM系統主要面對是WORD 、EXECL、PPT、JPG圖片等辦公團隊常見的應用軟件。而EDM系統除了要面對常見辦公軟件外,更重要是管理CAD、PRO/E、 Solidworks、UG等專業的二、三維設計數據,并且管理這些數據規范化的使用過程。管理對象不同導致技術處理很大不同??梢哉fEDM包含了ECM的全部功能,但在企業創新管理的業務環節更為專業,我們知道產品創新、技術創新都是企業的核心業務環節,不能有一絲馬虎。
         比如說三維軟件,當我要打開總裝圖的時候,自動調用真正相關的零件圖,并一起打開。這個在技術上處理很難,只有比較優秀的EDM系統才具備這個功能,而辦公團隊不會用到三維CAD,所以ECM系統也根本沒有這樣的功能。 又比如文件預覽問題,ECM系統整合的瀏覽器一般并不能瀏覽CAD文件,并不能支持瀏覽三維CAD文件,而EDM系統整合的瀏覽器一般都要求對二、三維CAD都有良好的兼容性。
         
        3、嚴謹程度不同,導致系統功能能力上的差異,EDM更為之強大
              辦公部門對文件嚴謹性遠低技術部門,辦公團隊需要是高效協同,相對來說不如拿著圖紙要生產的技術部門的嚴謹。我們舉幾個例子給您分析。
         比如版本管理,ECM系統的版本管理一般來說就是簡單的修改一次,產生一個版本。一般來說如果你發現自己修改錯誤了,就導出上個版本文件,覆蓋一次就可 以了。而EDM系統的版本管理則分大版本和小版本區分,如果圖紙在工作狀態下進行升版,產生是小版本,比如1.1,升到1.2或A.1升到A.2。如果該 圖紙已經歸檔,那進行修改就是變更大升版,比如是1.2升到2.0,或A.3升到B.1。同時如果你發現版本改錯了,你就要把原先的版本置為當前,完整保留了修改歷史,同時改回去要填寫過程和理由。
              比如歸檔管理,ECM系統的歸檔管理,一般直接歸檔就行,而EDM系統的歸檔一般要求至 少1人發起,1人審核才能實現文件歸檔。而歸檔后的文件,如果ECM系統可以直接取消歸檔后,然后可以直接修改。而EDM系統則要求必須走變更流程,同樣 是1個人發起修改,另外1個人審核,最后變更完成。EDM系統要求所有圖紙的變更必須說明理由、變更的內容等,還可以做圈閱和圖紙比對。相比之下,ECM 要簡單隨意很多。
         
              比如權限管理,ECM系統往往簡單瀏覽、修改、歸檔、下載四五種權限,而EDM系統則會細化可見、瀏覽、復制、剪切、刪除、 歸檔、變更、廢止、導出、授權等十幾種權限。顯然EDM系統針對技術部門更細化。而有些EDM系統更是考慮到權限各種可能性,比如把權限來源分成初始權限、經過權限、繼承權限、定義權限;可對目錄定義權限,也可對文件定權限??梢愿肝募A不可查看,而子文件夾又可查看。而ECM系統一般不會做的那么細, 實際上辦公部門也沒有必要這么細。
         
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